Я как-то писал о том, что моя система планирования - высокоуровневые цели + еженедельные TODO в блокноте. Сейчас, на новой работе, я столкнулся с тем, что испытываю перегруз и теряю контроль над происходящим.

Схема с блокнотом работает только когда я хорошо ориентируюсь в том, что происходит, и у меня в голове есть какая-то карта проектов и зависимостей. А на новой работе её пока нет.

Поэтому я снова вернулся к схеме, которую много раз использовал до этого. Я пользовался ей в Гугле и Амазоне, но со временем она отваливалась и я переходил на блокнот. Теперь я понимаю почему. Она была полезна в условиях хаоса и перегруза и со временем изживала себя.

Эта схема - доска канбан, которую я веду в Asana со следующими колонками:

• Backlog - здесь всё подряд, над чем мне лично нужно работать, не путать с бэклогом команды.
• This week - то, что я хочу сделать на этой неделе. Я либо подтягиваю сюда задачи из бэклога либо добавляю сюда всё новое, а потом утаскиваю несрочные вещи в бэклог.
• Today - то, что я хочу сделать сегодня.
• Waiting/Blocked - много задач превращаются в пинг-понг с другими командами и стоят где-то в очереди. Чтобы не забыть про них, я перетаскиваю такие вещи в эту колонку. Например, один чувак должен прислать мне roadmap своей команды, что блокирует документ, над которым я работаю. Этот документ сейчас в этой колонке.

Если к задаче есть какие-то релевантные ссылки, я добавляю их в описание. Плюсом к этому у меня есть список высокоуровневых целей, с которым я постоянно сверяюсь. Иначе можно превратиться в муравья, который "делает работу из бэклога". Всегда нужно понимать для чего ты делаешь то, что делаешь, какую ценность это несёт и для кого.

Я пробовал делать подзадачи, иерархии, тэги... Это всё превращается в хаос и требует слишком много времени для обслуживания. Начинаешь работать на инструмент вместо того, чтобы инструмент работал на тебя.

Мой любимый термин для этого (подсморел у Postlight) - мета-работа, то есть работа по организации работы. Эта работа полезна, но есть определённая точка, после которой затраты на мета-работу не приносят пропорциональных улучшений (diminishing returns) и начинают негативно влиять на ценность.

Ещё я где-то читал про эксперимент над муравьями, которые ходят шеренгой. Экспериментатор-учёный сделал так, чтобы муравьи ходили друг за другом по кругу. Получилась такая зацикленная бесконечная шеренга. Он думал, что муравьи как-то вырвутся из этого состояния. Но они так и ходили, пока не умерли от голода.

Мета-вывод этого эксперимента в том, что муравьи перепутали действие с деятельностью. Они "работали", исполняли процесс, но ушли вникуда.

P.S. Я использую Asana, потому что она разрешена в Гугле. Плюс я был пользователем Асаны примерно с 2011 года, когда у нее был совсем другой интерфейс, по которому я до сих пор скучаю. Я лоялен, хотя стоит Асана недешево - что-то около $150 в год, что дороговато для моего юз кейса личных todo-шек (платит компания, сам бы я столько платить не стал).